عمومی

تکنیک پومودورو؛ بهترین راه مدیریت زمان

مشکل در مدیریت زمان رو باید به عنوان اولین اولویت خود واسه رفع بذارین؛ وقت تون گرانبهاست و باید یاد بگیرین چیجوری از اون به صورت بهینه استفاده کنین. در این مقاله می خوایم با معرفی فوت وفن پومودورو راه مدیریت زمان رو به شما یاد بدیم.

من عادت داشتم زیاد کار کنم…۶۰، ۸۰یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می کردم.

به گزارش آلامتو به نقل از سایت چیجوری؛ همیشه اجازه می دادم که شغلم بخش مهمی از شخصیتم رو شکل دهد. ساعت های کاری زیادی که داشتم رو مانند یه مدال افتخار به گردنم می انداختم و به همه نشون می دادم. عاشق این بودم که به بقیه در مورد ساعت های زیاد کاری ام توضیح بدم و بگم که چقدر سرم شلوغه. واسه تون آشنا به نظر می رسد؟

حالا با نگاهی به گذشته می بینم که از کارم واسه پر کردن یه فضای خالی که درونم وجود داشت استفاده می کردم.

مشکل این بود که این فضای خالی، مثل یه سیاهچاله بود. اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچ وقت کافی به نظر نمی رسید. حتی حالم هم بدتر می شد.

تا این که یه روز دیگه برام کافی بود. راستش از کافی هم بیشتر بود. کارم رو متوقف کردم و با بررسی اولویت­ هایی که داشتم،­ زندگیم رو آزمایش کردم.

نیاز به یه تغییر بزرگ داشتم. باید روشی هوشمندانه ­تر و بدون سختی واسه کار کردنم پیدا می ­کردم و با بهینه سازی روند کارم، کار بیشتری رو در مدت کمتری انجام می دادم.

من به فوت وفن پومودورو نیاز داشتم. در این مقاله می خواهم چگونگی تغییر راه کاری و در آخر راه زندگی ام رو توضیح بدم که با این سیستم مدیریت زمان ساده و حیرت ­آور محقق شد. امیدوارم واسه شمام همین گونه بکنه.

پومودورو چیه؟

درزمان سال­ های کاری ام، درباره ی یه سیستم مدیریت وقتی به نام فوت وفن پومودورو شنیده بودم. خیلی ساده به نظر می رسید. اما همونطور که می­ می گن، ساده ترین چیزها بیشتر بهتر کار می کنن.

من مقاله ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این فوت وفن رو خوندم. اون در این مقاله ی سال ۲۰۰۶ خود وجود فوت وفن پومودورو و روانشناسی پشت اون رو توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت وقتی که روشی انقلابی حساب می شه، به شکل گول زننده ­ای آسونه و به کار گیری درست و به جای اون زندگی رو تغییر می دهد. کلا فوت وفن پومودورو رو می­ توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:

۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش

بیشتر ما به گونه ای زندگی می کنیم که انگار زمان دشمن ماست و واسه اجرا­ کردن قرارداده ها و تحویل اون در موعد مقرر با اون مسابقه می بدیم.

فوت وفن پومودورو به ما یاد می­ دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با اون عمل کنیم.

۲. نابود کردن فرسودگی به وجود اومده بوسیله کار

pomodoro-technique-time-management چیجوری وقت رو مدیریت کنم

استراحت­ های کوتاه و برنامه ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله ها رو که به وجود اومده بوسیله وارد کردن فشار زیادتر از اندازه به خوده، از بین­ می برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار زیادتر از اندازه و خستگی تقریبا شدنی نیس.

۳. مدیریت حواس­ پرتی­ ها

تماس های تلفنی، ایمیل ها، پیام­ های فیس­بوک و تلگرام و مسائلی مثل این دائم ذهن رو درگیر و منحرف می کنن. معمولا می توان این عوامل حواس پرتی رو به تاخیر انداخت. فوت وفن پومودورو به شما کمک می ­کنه که این درگیری­ های ذهنی رو ثبت و واسه بعد از ساعت کاری اولویت بندی کنین.

۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار

pomodoro-technique-time-management روش مدیریت وقت

بیشتر ما با احساس گناه به وجود اومده بوسیله تعویق، آشنایی داریم. اگه روز پرباری نداشته­ باشیم، نمی­ توانیم از زمان استراحت مون لذت ببریم. به عنوان کسی که فوت وفن پومودورو رو خوب آموخته، میتونین جدول وقتی مفید بودن ایجاد­ کنین و با اولویت ­بندی، کارای مهم تون رو به انجام برسونین و در آخر از وقت آزاد خود آخر استفاده و لذت رو ببرین.

پروسه پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز کامل

شاید پیش خودتون بگید « همه­ ی این ­ها عالی به نظر می رسد اما حالا من باید چه ­کنم؟»

در واقع خیلی ساده س!!

فوت وفن پومودورو:

  • یه فعالیت رو انتخاب کنین(در هر­بار فقط یه فعالیت).
  • یه زمان­ سنج رو واسه ۲۵ دقیقه تنظیم کنین.
  • روی فعالیت تون کار کنین تا موقعی که زمان سنج به صدا دربیاد و بعد هر جای کارتون که هستین یه علامت اونجا بذارین.
  • ۵ دقیقه استراحت کنین (اولین پومودوروی خود رو کامل کردین).
  • مراحل ۱ تا ۴ رو سه دوباره تکرار­ کنین و بعد اون ۱۵ دقیقه استراحت­ کنین.

شاید با خودتون فکر کنین «۲۵ دقیقه کار؟ این که هیچی نیس. خیلی آسونه!»

اما اجازه­ بدین توضیح بدم.

فرآیندی که توضیح داده ­شد، ۲۵ دقیقه کار متمرکز روی یه فعالیته. بدون اینکه همزمان به چند فعالیت بپردازید. بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا بررسی فیسبوک. هیچی! بدون هرگونه حواس پرتی!

شروع کنین: اینم چند وسیله کار اومد

pomodoro-technique-time-management مدیریت وقت با روش پومودورو

واسه من، این روش نیاز به عادت و یه سری راه و روش ها داشت :

  • یه زمان سنج آشپزخانه (یا یه اپلیکیشن زمان سنج)
  • حالت پرواز یا Airplane mode (مهم­ ترین توانایی واسه هر گوشی موبایل)
  • مکانی ساکت واسه کار و یا یه­ جفت هدفون یا یه گوش ­گیر خوب
  • کاغذ و خودکار (واسه علامت­ گذاری­ بعد از هر پومودورو)
  • ۵ دقیقه زمان در هر روز صبح واسه برنامه ­ریزی روزانه
  • نیم ساعت در آخر هر هفته واسه بازبینی هفته ی گذشته و ریختن برنامه ی هفته ی آینده

اولین تلاش های من با پومودورو

این فوت وفن رو مثل بیشتر مسائل زندگی ام از راه تلاش، تجربه و رنج زیاد همراه با ناامیدی یاد گرفتم و در آخر پیشرفت­ کردم. در شروع فکر می کردم می­ توانم روزی ۱۵ پومودورو انجام بدهم… فکر میکردم برام اصلا مشکل نیس. چون عادت داشتم آنقدری کار کنم که حالا کمتر از ۷ ساعت کار کردن، برام مثل یه نسیم ملایم بود!

روز اول ۱۲ پومودورو کامل کردم و کلی از کارام رو انجام دادم اما بازم احساس شکست داشتم چون تنونستم به هدف گذاری ام دست پیدا کنم. خسته و درمونده بودم.

طی روزای بعدی تلاش­ کردم تعداد پومودوروهای مد نظرم رو کاهش ­دهم. وقتی که تموم شد بازم کلی از کارام رو انجام دادم و به شکل فوق العاده ­ای احساس بهره ور بودن داشتم اما بقیه ی روز­ها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در آخر راضی شده­ بودم که این سیستم احمقانه­ ترین سیستم دنیاست.

یه روز، این سیستم رو به طور کامل نا­دیده گرفتم و همون روش قبلی خودم یعنی انجام همزمان چند فعالیت رو پیش گرفتم. نا­امید، بی دقیق شدن و فوکوس کردن وبی حاصل بودم. دندون ام رو روی هم فشار می­ دادم. روش قدیمی ام رو واسه چند روز دیگه ادامه­­ دادم. چیزی که فهمیدم این بود که کارام رو به انجام می­ رساندم اما نتیجه و حاصل این روش با وقتی که پومودورو رو به کار می بردم اصلا قابل قیاس نبود.

پیدا کردن توازن: جادوی عدد ۸

در آخر دوباره سر عقل آمدم و شروع به امتحان­ کردن پومودوروهایی با تعداد کمتر کردم. با ۵ پومودورو در روز شروع کردم و رفته­ رفته تا ۸ پومودور بالا رفتم. هدفم ۸ پومودورو در هر روز و همه با هم ۴۰ پومودورو در هفته بود.

این روش نتیجه داد اما زندگیه دیگه و نمی دانی هر روز چه اتفاقاتی در پیشه. مثلا بعضی روزا چندین جلسه داشتم یا دخترم در مدرسه اجرای موسیقی داشت و نمی خواستم اون رو از دست بدهم، به خاطر همین ممکن بود نتونم اون روز به هدف ۸ پومودور خود برسم.

این برام روشن بود که عدد جادویی من در هفته، ۴۰ بود… اما نیاز داشتم نسبت به ساعت­ های کاری هفته ­ام انعطاف پذیری بیشتری داشته­ باشم.

حساب ­و کتاب این فوت وفن به طور کامل روشن بود: ۴۰ پومودورو برابره با ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته (هم اینکه ی ۳۵۰ دقیقه استراحت).

این یعنی ۱۶.۷ ساعت کار در هفته. بله خودشه!

با اینکه وقتی که کلی کار سرم ریخته بود یا از نظر فیزیکی و یا ذهنی در وضعیت خوبی به سر نمی ­بردم، نمی تونستم ۸ پومودوری خود رو تکمیل کنم و در نتیجه از برنامه ام عقب می ماندم و روز بعد تلاش ­می کردم ۱۴ پومودورو به اتمام برسانم که باعث خستگی شدید می­ شد و از طرفی هم خیلی لذت بخش نبود.

pomodoro-technique-time-management مدیریت درست وقت

من فهمیدم که باید چند قدم عقب بروم و در مورد ساعت­ های کاری هفته ام دوباره فکر کنم و این بار با در نظر گرفتن حوصله و حالی که ممکنه در زمان­ های جور واجور داشته باشم رو مهم بدونمش. واسه دقیق شدن و فوکوس کردن وتفکر دوباره روی کارم، پومودورو عالی بود اما هنوز واسه کارکرد موثرش رو من چیزی کم بود.

چیجوری یاد گرفتم که عاشق ۷ ساعت کار روزانه ام باشم (جدی میگم!)

وقتی که تصمیم به تغییر گرفتم، به خودم تعهد دادم که هیچوقت در آخر هفته ها، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نکنم. عالی نیس؟

با افتخار باید اعلام کنم که به طور کامل این تعهد رو زیرپا گذاشتم و این کارم به طور کامل درست و مناسب بود.

روزهایی که نمی تونستم ۸ پومودورو رو تا ساعت ۵ بعداز ظهر تموم کنم، مضطرب می ­شدم و احساس شکست می­ کردم. من یهو فهمیدم که دیدم نسبت به ساعت­ های کاری محدود­کننده بود. به چه دلیل باید هم اینکه تعهدی به خودم بدهم در حالی که می تونستم کار کنم؟ شاید به دلیل ساعت های کاری زیاد و بی توجیه و در عین حال نبود موفقیت در کارم بود.

«پیدا کردن لذت در کار، پیدا کردن سرچشمه ی جوانیه.»

-پرل اس.باک

به جای کارکردن پی به دنبال و بی­ میل، شروع به انجام پروژه ­هایی کردم که از اونا لذت می بردم. هم اینکه به خودم اجازه دادم فعالیت های غیرکاری مثل حضور در اجراهای موسیقی دخترم رو در ساعاتی به انجام برسانم که بیشتر مردم اونا رو ساعات کاری می دانند. این تغییر در وقتی که نمی تونستم کار کنم، کمک زیادی به وضعیت ذهنی ام کرد.

قطعه­ ی پایانی پازلم، تغییر ساعت­ های کاری از ۵ روز در هفته (که باید ساعت ۵ عصر دست از کار می کشیدم) به ۷ روز در هفته بود که برام به مراتب مناسب ­تر بود. اینطوری ساعت­ هایی که واسه به اتمام رسوندن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم، از ۴۰ تا ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته زیاد شد. از اونجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت کار در هفته نیاز داشتم، این یعنی فقط ۱۰ درصد وقتم رو باید به کار اختصاص می دادم. چه فرق بزرگی!

همه­ ی کارا فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟!

شاید الان با خودتون فکر می­ کنین که «من ساعات کاری ام درزمان دو روز بیشتر از اینه! اون وقت شما می­ گویید این همه ­ی وقتی است که در طول هفته واسه کار نیاز دارم؟»

بله! این دقیقا همون چیزیه که من می­ گویم و نه! احتملا شما بازم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت کار می­ کنین. بذارین توضیح بدم.

من در هفته ۳۵ تا ۴۰ ساعت کار می کنم اما دست کم ۲۰ تا ۲۵ ساعت اون صرف تماس های تلفنی، قرارها، آنلاین و آفلاین شدن در شبکه های اجتماعی و دیگه فعالیت های کم تمرکز می­ شه. با اینکه اینا همه مهم هستن اما از نظر من کار حساب نمی­ شن.

من دقیقا همون ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می­ کنم و نسبت به ۲۵ ساعت دیگه، ۵ برابر بیشتر به این چند ساعت متعهدم.

فرار کردن از این مسئله امکان نداره. زندگی جریان داره و تا وقتی که داریم از آدم ها به عنوان موجوداتی اجتماعی حرف می زنیم، به خصوص اگه تو یه جامعه ی مدرن زندگی کنین که ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته رو باید با بقیه در تعامل و رابطه باشین، دیگه داشتن محیط کاری بی مشکل و ایده آل غیرممکن هستش. با این حال می تونید به جای خیلی با جدیت و تلاش زیاد کار کردن، هوشمندانه تر عمل کنین.

روانشناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود

در جهانی بی مشکل، من ۸ فعالیت مهم در شروع هر روز کاری دارم. این فعالیت­ ها رو اولویت بندی می­ کنم و به ترتیب از مهم­ ترین به کم ­اهمیت ترین، اونا رو انجام می­ دهم و بین انجام هرکدوم از این کار­ها به یه اندازه علاقه مند هستم و این ­گونه تموم کار روزانه­ ام رو در کمتر از ۳ ساعت و بدون کوچیک­ ترین اختلالی تموم­ می­ کنم.

عالی به نظر می­ رسد این­طور نیس؟ با عرض تاسف، ما به یه دنیای بی­ مشکل، حتی نزدیک هم نیستیم. اما در واقعیت، واقعیتی که در اون ما انسانیم و در جهانی زندگی می­ کنیم که پر از افراد دیگه س، من احساسات و عواطفی دارم که نمی توانم کنترل کنم، بیشتر هم خسته می­ شوم و حوصله ی انجام بعضی کار­ها رو با­ اینکه می­ دانم لازم ان، ندارم.

واسه موفقیت در کارم باید با این مسئله روبه رو می­ شدم و تلاش می­ کردم کارم رو با در نظر گرفتن و کنار اومدن با اونا انجام بدهم.

سطح انرژی و رفتارم، بر کارم و در آخر بر بازده ام تاثیر می گذارن، پس باید از وضعیتی که در اون قرار داشتم آگاه می­ شدم و بر اون تسلط می­ یافتم. در گذشته مقاله ای در مورد تسلط پیدا کردن بر انرژی خود خونده­ بودم که می گفت این سوال ها به شکل خاص­ ای، کمک ­کننده بودن:

  1. انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟
  2. انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟
  3. انرژی ذهنی من: چقدر خوب می­ توانم روی موضوعی تمرکز کنم؟
  4. انرژی روحی من: به چه دلیل این کار رو می­ کنم؟ هدفم چیه؟

این سوال ها به من کمک کردن که هنگام اولویت­ گذاری فعالیت­ ام، انرژی و حوصله ­ام رو در نظر بگیرم. در نتیجه از سر زور و فقط واسه اینکه باید کاری رو انجام بدهم، کاری نمی کردم.

وقتی از نظر بدنی در شرایط خوبی نبودم، تلاش می­ کردم استراحت کنم. وقتی خیلی خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی خوبی نداشتم، تلاش می­ کردم خودمو با کارایی سرگرم­ کنم که باعث خوشحالی ام می­ شدن. مثل گذروندن وقت با خونواده­ ام.

و البته باید کاری پیدا­ می­ کردم که از اون لذت می ­بردم. این روش برام بسیار نشاط آورتر بود تا اینکه به کاری رسیدگی کنم که از اون لذت نمی­ بردم و از ریشه منو خشک میکرد. این جور زمان بیشتری واسه بهبود خودم و وقت­ گذرانی با خونواده ام داشتم و از نظر فیزیکی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.

می خواهید بازم جلوتر برید؟

کم کم اما به طور قطع ممکنه. با پومودورو، زندگیِ کاری من واسه همیشه دچار تغییر شده­ است.

واسه این کار آماده اید؟

یه پیشنهاد: به چه دلیل از همین امروز پومودورو رو امتحان نکنین؟ ۲۵ دقیقه تمرکز کامل روی یه فعالیت. با یه پومودورو شروع کنین و کم ­کم بالا برید.

منبع: فوت وفن مدیریت زمان

چیجوری برنامه ریزی کنیم؟

رمز و راز موفقیت آنتونی رابینز

مدیریت چیجوری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *