مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود :

2-33-1- مزایای مستقیم

صرفه جویی در وقت یا نیروی کار که قابل اندازه گیری بوده و باعث :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود ؛

2-33-2- مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی‌هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار‌های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد ؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می‌شود ؛

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   اخلاق کار

ه ) رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها .

 2-33-3- معایب سیستم اتوماسیون اداری :

اما کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم‌های اتوماسیون اداری :

از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد‌های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می‌پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

  • در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم‌های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
  • در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور‌های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
  • در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم‌های مکانیزه اداری

 

 

By:

0 thoughts on “مزایا و معایب اتوماسیون اداری