بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار1  وجود دارد که  افراد می‌توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می‌توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‌تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این سیستم می‌تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت‌های کوچک هم می‌توانند با استفاده از این سیستم کار‌های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می‌توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می‌تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کارها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می‌کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می‌برد . و اثرات آن در فرایند‌های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، 1377 )

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   ابعاد سلامت سازمانی

سیستم‌های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین‌های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .

برنامه‌های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه‌های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده‌های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند (Green, 2001 )

 

1 Workflow   automation

By:

0 thoughts on “بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری